Annexe 7 et transfert de personnel : changer de prestataire de nettoyage sans casse, ce que l'acheteur doit savoir

Changer de prestataire de nettoyage, c'est d'abord une question de personnes : les agents qui nettoient votre site depuis des années ne sont pas salariés de votre entreprise, mais ils y ont leurs habitudes, leurs horaires et souvent leur logement à proximité, et la question que tout le monde se pose à l'annonce d'un changement de titulaire est ce qu'ils deviennent. La réponse est dans l'annexe 7 de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés : en cas de changement de prestataire sur un marché, les salariés qui y sont affectés sont, sous conditions, repris par l'entreprise entrante, avec leur contrat et leur ancienneté. C'est une garantie d'emploi pour les agents, une contrainte pour les entreprises, et, pour l'acheteur, un mécanisme à connaître avant de lancer un appel d'offres, parce qu'il détermine une bonne part de la réussite du démarrage. Cet article, écrit au niveau de l'acheteur, explique ce que l'annexe 7 prévoit, qui est concerné, comment se déroule un transfert, ce qui se passe quand cela se passe mal, et ce que le cahier des charges doit anticiper. Il ne remplace ni le texte en vigueur, ni un conseil juridique sur un cas particulier. La check-list de l'acheteur se télécharge en PDF.

Ce que prévoit l'annexe 7, et pourquoi elle existe

La convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés, identifiant IDCC 3043, comporte une annexe 7, issue d'un accord du 29 mars 1990 plusieurs fois révisé depuis, relative aux conditions d'une garantie d'emploi et à la continuité du contrat de travail du personnel en cas de changement de prestataire. Son principe : lorsqu'un marché de nettoyage change de titulaire, l'entreprise entrante s'engage à reprendre les salariés de l'entreprise sortante affectés à ce marché, dès lors qu'ils remplissent les conditions fixées par l'annexe, et à maintenir leur contrat avec ses éléments essentiels.

Elle existe parce que le droit commun ne suffit pas. L'article L. 1224-1 du Code du travail transfère automatiquement les contrats de travail lorsqu'une entité économique autonome change de mains, en conservant son identité et son activité. La jurisprudence considère qu'un simple changement de prestataire sur un marché de services, sans transfert de moyens significatifs, ne constitue pas en général un tel transfert d'entité : sans l'annexe 7, les agents affectés à un site perdraient leur emploi à chaque changement de titulaire, et les nouveaux titulaires repartiraient de zéro. Les partenaires sociaux de la propreté ont donc créé un mécanisme conventionnel, propre au secteur, qui organise la reprise. La convention étant étendue, l'annexe 7 s'impose à toutes les entreprises relevant du champ de la propreté, adhérentes ou non aux organisations signataires.

Pour l'acheteur, cela signifie deux choses. Le changement de prestataire ne remet pas, en règle générale, l'équipe en cause : les agents restent, l'employeur change. Et le choix d'un nouveau titulaire ne peut pas se fonder sur la promesse d'une équipe entièrement nouvelle, sauf à ce que les agents en place ne remplissent pas les conditions de transfert, ou refusent la reprise.

Qui est transféré, à quelles conditions

L'annexe 7 fixe des conditions cumulatives, que le texte en vigueur détaille et que nous résumons au niveau utile à l'acheteur. Les salariés concernés sont les agents des filières d'exploitation, agents de service et agents qualifiés, ainsi que, sous conditions particulières, les chefs d'équipe ; l'encadrement supérieur et les fonctions support ne sont pas transférés au titre de l'annexe. Le salarié doit être titulaire d'un contrat à durée indéterminée ; il doit être affecté au marché concerné depuis une durée minimale d'ancienneté fixée par l'annexe, de l'ordre de six mois à la date d'expiration du contrat commercial ; il ne doit pas être absent depuis une longue durée à cette date, sauf absences protégées comme le congé de maternité ; et, lorsqu'il travaille sur plusieurs sites, il doit consacrer au marché concerné une part minimale de son temps de travail, fixée par l'annexe. Les contrats à durée déterminée et les salariés en période d'essai sont traités selon des règles propres.

Le transfert emporte le maintien de la rémunération mensuelle brute, de l'ancienneté et de la qualification, et, pour l'organisation, un maintien du volume d'heures qui fait l'objet de règles précises dans l'annexe. L'entreprise entrante établit un avenant au contrat de travail, qui constate le changement d'employeur et reprend ces éléments. Ce qui n'est pas automatiquement transféré relève de la négociation ou de la loi : les avantages propres à l'entreprise sortante (accords d'entreprise, usages), les congés payés acquis, dont le sort est réglé par l'annexe, et les primes non conventionnelles.

Le salarié peut refuser le transfert ; dans ce cas, son contrat avec l'entreprise sortante n'est pas rompu par le seul refus, et c'est le sortant qui doit, selon les règles ordinaires, le réaffecter ou en tirer les conséquences. Ces situations sont la source la plus fréquente de contentieux, et la raison pour laquelle les deux entreprises ont intérêt à une procédure bien tenue.

Comment se déroule un transfert, semaine par semaine

L'annexe 7 organise une procédure entre le sortant et l'entrant, dont les délais sont fixés par le texte et se comptent en jours à partir de la notification du changement. Sans reproduire ces délais, qui peuvent évoluer, voici la séquence que l'acheteur doit connaître.

Le point critique est le premier : la liste. Un sortant qui la transmet tard, incomplète, ou qui y porte des salariés qui ne remplissent pas les conditions, retarde tout le reste, et l'entrant démarre avec une équipe incertaine. Un acheteur qui a exigé la liste au titre de son contrat, et qui l'a jointe au dossier de consultation, permet aux candidats de chiffrer leur offre sur la réalité de l'équipe et non sur une hypothèse.

Ce que l'acheteur doit anticiper dans son appel d'offres

• Dans le contrat en cours : une clause imposant au titulaire la remise, à première demande et au plus tard à la notification de fin de contrat, de la liste nominative du personnel affecté au marché avec les informations prévues par l'annexe 7, et une obligation de coopération au transfert.
• Dans le dossier de consultation : la liste du personnel transférable (anonymisée si nécessaire : poste, ancienneté, temps de travail hebdomadaire, horaires, qualification, rémunération), le planning actuel, et la mention explicite de l'application de l'annexe 7. Les candidats chiffrent alors la masse salariale reprise, ce qui rend les offres comparables.
• Dans les critères : un plan de reprise et de mise en place, avec le calendrier, l'encadrement dédié, la formation, le tuilage ; c'est un sous-critère de la valeur technique dans notre guide de l'appel d'offres.
• Dans le calendrier : compter au moins six à huit semaines entre l'attribution et le démarrage, pour laisser la procédure de transfert se dérouler ; un démarrage à quinze jours se fait avec une équipe incomplète.
• Dans les heures : l'annexe 7 protège le volume d'heures des salariés transférés. Un acheteur qui réduit fortement le périmètre ou la fréquence au moment du changement de titulaire doit savoir que les heures reprises ne se réduisent pas d'elles-mêmes ; c'est un sujet à traiter avec l'entrant avant l'attribution, pas après.
• Dans la relation : les agents transférés ne sont pas responsables des défaillances du sortant. Un démarrage réussi commence par leur dire ce qui change et ce qui ne change pas, sur site, avec le nouvel encadrant.

Quand cela se passe mal

Les litiges relèvent de trois familles. Le sortant conteste ou retarde : liste tardive, salariés omis ou ajoutés, documents manquants ; l'entrant peut démarrer avec les salariés qui se présentent et régler le reste ensuite, et l'acheteur a intérêt à peser de tout le poids de son contrat. L'entrant refuse un ou plusieurs salariés qu'il estime hors conditions : le désaccord se règle entre les deux entreprises, au besoin devant le conseil de prud'hommes saisi par le salarié, et l'acheteur n'y est pas partie, mais il en subit les effets sur le service. Un salarié refuse le transfert ou ne se présente pas : c'est le sortant qui reste son employeur, et l'entrant doit pourvoir le poste.

Dans les trois cas, la protection de l'acheteur est le contrat : clause de liste, plan de reprise engageant, pénalités de démarrage, et, en amont, un dossier de consultation qui décrit l'équipe réelle. Le reste relève du droit du travail et d'un conseil juridique.

Le transfert de personnel et l'arrivée d'un robot

Un changement de prestataire est souvent le moment où un site introduit le nettoyage robotisé, et la question vient immédiatement : que deviennent les agents transférés si un robot fait une partie du travail ? Dans un modèle cobotique, la réponse est organisationnelle, pas sociale : le robot prend la surface, les agents transférés gardent les bords, les finitions, les zones sensibles, le contrôle et l'exploitation du robot, et leurs heures se réorganisent vers ces tâches plutôt qu'elles ne disparaissent. L'annexe 7 protège leur volume d'heures ; le plan de passage les emploie autrement.

Chez Easy to Clean, la reprise du personnel fait partie du plan de mise en place de chaque contrat, avec la formation des agents transférés à l'exploitation du robot, et nous l'écrivons dans nos offres. Notre page sur la cobotique décrit cette répartition, et notre article sur la convention collective de la propreté donne le reste du cadre social que l'acheteur doit connaître.

La check-list de l'acheteur pour un changement de prestataire (PDF)

Fiche libre d'usage, sans inscription. Une check-list en une page : ce qu'il faut avoir dans le contrat en cours, dans le dossier de consultation, dans les critères et dans le calendrier, avec les points de vigilance du transfert. Télécharger (PDF) → Tous nos modèles sont regroupés sur la page modèles de nettoyage à télécharger.